7. August 2026 · Morten Babakhani
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte wird viel über Scannen, Struktur und Berechtigungen gesprochen. Das Löschen kommt zum Schluss, und dann fehlt die Zeit. Ein Jahr später steht in der Akte alles, was je hineinkam — und niemand traut sich, etwas zu entfernen.
Warum Fristen kollidieren
Ein Dokument in der Personalakte unterliegt oft mehreren Regeln gleichzeitig.
Der Datenschutz verlangt Löschung, sobald der Zweck erfüllt ist. Handels- und Steuerrecht verlangen Aufbewahrung über Jahre. Sozialversicherungsrechtliche Nachweise haben eigene Fristen. Bei Arbeitsschutzunterlagen kann die Frist Jahrzehnte betragen. Und laufende Verfahren setzen alles außer Kraft, solange sie laufen.
Ein Löschkonzept, das mit einer Frist für „die Personalakte” arbeitet, kann nur falsch sein. Die Frist hängt am Dokument, nicht an der Akte.
Was ein tragfähiges Konzept enthält
Eine Dokumentart-Liste. Nicht sechzig Einträge, sondern die zwanzig bis dreißig Arten, die es wirklich gibt: Arbeitsvertrag, Nachtrag, Zeugnis, Abmahnung, Bescheinigung, Nachweis einer Schulung, Schwerbehindertenausweis, Pfändung. Zu jeder Art eine Frist und der Auslöser, ab dem sie zählt.
Auslöser, die das System kennt. „Zehn Jahre nach Vertragsende” funktioniert, weil das Vertragsende im System steht. „Nach Abschluss des Verfahrens” funktioniert nicht, solange niemand das Verfahren im System schließt. Für solche Fälle braucht es ein Kennzeichen, das jemand setzen muss — und eine Zuständigkeit dafür.
Eine Sperre statt einer Sofortlöschung. Dokumente, deren Frist abläuft, werden zunächst gesperrt und erst nach einer Karenzzeit gelöscht. Das erspart Ihnen die Diskussion, wer haftet, wenn ein Dokument zu früh weg ist.
Ein Protokoll. Was gelöscht wurde, wann, auf welcher Grundlage. Ohne Protokoll können Sie später nicht belegen, dass Sie rechtmäßig gelöscht haben — und nicht etwa Beweismittel entsorgt.
Der Fehler, der am teuersten wird
Sammelablagen. Ein Dokumententyp „Sonstiges” oder eine Ablage „Korrespondenz” erhält im Laufe der Jahre alles, was sich nicht zuordnen ließ. Für diese Ablage gibt es keine sinnvolle Frist, weil der Inhalt unbekannt ist. Am Ende bleibt sie ungelöscht — oder Sie lassen sie mit erheblichem Aufwand von Hand durchsehen.
Verhindern lässt sich das nur beim Einführen: keine Sammelart, dafür eine Pflichtangabe zur Dokumentart beim Ablegen und eine kurze Liste, die tatsächlich ausreicht.
Wo Automatisierung sinnvoll ist
Klassifizieren beim Eingang: Ein Modell schlägt die Dokumentart vor, ein Mensch bestätigt. Das ist ein Fall, in dem KI klar hilft, weil ein Fehler folgenlos korrigierbar ist.
Löschen selbst automatisiert man, nachdem das Konzept ein Jahr gelaufen ist — nicht davor. Der erste Durchlauf sollte einen Bericht erzeugen, den Menschen prüfen. Was dann noch strittig ist, wäre sonst unwiederbringlich gelöscht worden.
Der erste Löschlauf
Der erste Lauf löscht nichts. Er erzeugt einen Bericht: Dokumentart, Anzahl, Auslöser, Datum der Fälligkeit. Diesen Bericht gehen Fachbereich und Datenschutz gemeinsam durch, Zeile für Zeile.
Erfahrungsgemäß fallen dabei drei Dinge auf: Dokumente mit falscher Art, Dokumente ohne Auslöserdatum und eine Gruppe, bei der niemand sicher ist. Die erste Gruppe wird korrigiert, die zweite bekommt ein Kennzeichen, die dritte wird vertagt — schriftlich, mit Datum.
Erst der zweite Lauf löscht, und zwar nur die Arten, die beide Seiten freigegeben haben. So kommt man in zwei Runden zu einem Konzept, das im Betrieb tatsächlich ausgeführt wird, statt zu einem, das aus Vorsicht abgeschaltet bleibt.