HCM on premise: die Wege aus dem Wartungsende

Viele Konzerne betreiben ihre Personalwirtschaft noch im eigenen Rechenzentrum, mit gewachsenen Eigenentwicklungen und einer Abrechnung, die seit zwanzig Jahren zuverlässig läuft. SAP hat für die klassische HCM-Lösung Wartung bis 2030 zugesagt und mit der Ausführung unter S/4HANA einen Weg darüber hinaus geschaffen. Damit ist Zeit — aber keine beliebige.

Vier Wege, kurz benannt

Bleiben und mitziehen. Die Personalwirtschaft in der neuen technischen Basis weiterbetreiben. Prozesse bleiben, Abrechnung bleibt, das Risiko ist beherrschbar. Sie lösen damit die Wartungsfrage, nicht die Fachfrage.

Vollständig in die Cloud. Neue Prozesse, neue Oberflächen, laufende Releases. Der größte Umbau, mit dem größten Nutzen bei Selfservice und Berichtswesen — und der größte Aufwand in Mitbestimmung und Schulung.

Hybrid. Abrechnung bleibt, alles darum wandert. In der Praxis der häufigste Weg, weil er das Risiko in der Abrechnung nicht anfasst. Preis: Sie betreiben dauerhaft Schnittstellen.

Wechsel des Anbieters. Kommt vor, meist getrieben von Konzernvorgaben. Rechnen Sie mit den gleichen Aufwänden wie beim Cloud-Weg, plus Datenmigration ohne Herstellerwerkzeuge.

Die Frage, die vorher zu klären ist

Nicht die technische, sondern diese: Was ist an unserer heutigen Abrechnung wirklich besonders?

In fast jedem Projekt hören wir, die Abrechnung sei zu speziell für einen Standard. In der Prüfung stellt sich meist heraus: Ein Teil der Sonderfälle ist tariflich begründet und muss bleiben. Ein Teil ist historisch und niemand verteidigt ihn, wenn man fragt. Und ein Teil existiert nur, weil das System es vor fünfzehn Jahren nicht anders konnte.

Diese Sortierung ist die Grundlage jeder Entscheidung. Ohne sie schätzt man den Cloud-Weg falsch ein — in beide Richtungen.

Was den Zeitplan wirklich bestimmt

Nicht die Migration, sondern die Mitbestimmung und der Jahreswechsel.

Betriebsratsverfahren im Konzern dauern Monate, bei mehreren Standorten länger. Und die Abrechnung wechselt sinnvoll zum Jahreswechsel, nicht im Juni. Aus beidem ergibt sich rückwärts gerechnet, wann Sie beginnen müssen — nicht aus der Wartungsfrist.

Wer 2030 als Zieldatum nimmt und ein Jahr Projektlaufzeit ansetzt, hat sich um zwei Jahre verrechnet.

Was Sie jetzt tun können, ohne zu entscheiden

Drei Dinge zahlen sich in jedem Szenario aus.

Erstens: Eigenentwicklungen inventarisieren, mit Nutzungszahlen. Die Hälfte kann meist entfallen, und jede entfallene Entwicklung ist ein Migrationsobjekt weniger.

Zweitens: Datenqualität aufräumen — Doppelte, unvollständige Stammdaten, verwaiste Zuordnungen. Diese Arbeit fällt sonst mitten in der Migration an, unter Zeitdruck.

Drittens: die Sortierung der Sonderfälle beginnen. Sie brauchen dafür Menschen aus der Abrechnung, keine Berater.

Was Sie vom Anbieter schriftlich brauchen

Bevor eine Entscheidung über den Weg fällt, gehören fünf Angaben auf Papier: die Wartungszusage mit Datum, der Releaseplan für den Zeitraum bis dahin, die verfügbaren Migrationswerkzeuge samt Grenzen, die Preisentwicklung über die Laufzeit und das Ausstiegsszenario mit Datenexport.

Der vierte Punkt entscheidet am Ende häufiger als der erste. Ein Weg, der technisch angenehm ist und im dritten Jahr das Doppelte kostet, ist keine Lösung, sondern eine Verschiebung.

Fragen Sie diese Angaben schriftlich ab und legen Sie die Antworten zur Entscheidung. Das ist unspektakulär und der Unterschied zwischen einer Entscheidung und einer Hoffnung.