24. Juli 2026 · Morten Babakhani · Aktualisiert am 29. September 2026
Dass Arbeitszeit systematisch aufgezeichnet werden muss, ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 geklärt. Quelle: BAG, 1 ABR 22/21. Wie genau, sollte ein neues Arbeitszeitgesetz regeln. Die Entwürfe dazu liegen seit Jahren vor und sind nicht abgeschlossen.
In dieser Lage warten viele Unternehmen. Das ist die teuerste Variante.
Was unabhängig von der Ausgestaltung gilt
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber nicht als Verzicht auf Aufzeichnung. Und die Aufzeichnung darf delegiert werden — die Verantwortung nicht.
Auf dieser Grundlage lässt sich bauen, ohne den Gesetzestext zu kennen.
Die Entscheidungen, die Sie trotzdem treffen müssen
Wer erfasst? Beschäftigte selbst, die Führungskraft, ein Terminal, oder das System aus Anmeldezeiten. Die letzte Variante klingt bequem und ist mitbestimmungsrechtlich die heikelste, weil sie Verhalten abbildet.
Wie fein? Minutengenau oder in Blöcken. Feiner ist nicht besser: Je feiner die Erfassung, desto mehr Korrekturen, und jede Korrektur ist ein Vorgang.
Was passiert bei Verstößen? Ruhezeit unterschritten, Höchstarbeitszeit überschritten. Ein System, das das erkennt und niemandem meldet, dokumentiert Ihre Kenntnis, ohne dass jemand handelt. Das ist schlechter als keine Erkennung.
Wie lange aufbewahren? Zwei Jahre sind der gängige Rahmen für Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz. Klären Sie parallel, wie lange Sie die Daten für andere Zwecke halten — und trennen Sie beides.
Wie man es zukunftsfest baut
Legen Sie die Regeln als Konfiguration ab, nicht als Programmlogik. Höchstarbeitszeit, Ruhezeit, Pausenregeln, Ausnahmen für bestimmte Gruppen: Wenn diese Werte in einer Tabelle stehen, ist eine Gesetzesänderung ein Pflegevorgang. Wenn sie im Code stehen, ist sie ein Projekt.
Zweitens: Trennen Sie Erfassung von Bewertung. Die Rohdaten bleiben unverändert, die Bewertung nach Tarif und Gesetz läuft darüber. Damit können Sie eine Regel rückwirkend korrigieren, ohne die Erfassung anzufassen.
Drittens: Protokollieren Sie Korrekturen mit Grund und Person. Diese Anforderung kommt in jeder Prüfung, und nachträglich ist sie nicht herstellbar.
Der Punkt, an dem es im Betrieb kippt
Nicht die Technik, sondern die Führungskräfte. Ein System, das jede Abweichung zur Aufgabe einer Führungskraft macht, erzeugt hunderte Aufgaben pro Monat, die nach zwei Wochen pauschal bestätigt werden. Damit ist die Aufzeichnung wertlos.
Definieren Sie deshalb vorher, welche Abweichungen wirklich eine Entscheidung brauchen. In den Projekten, die funktioniert haben, war das eine kurze Liste — und genau deshalb wurde sie abgearbeitet.
Was der Betriebsrat als Erstes fragt
In den Verfahren, die wir begleitet haben, kamen immer dieselben vier Fragen — und zwar in dieser Reihenfolge. Wer sieht die erfassten Zeiten, und in welcher Auflösung? Wie lange werden sie gespeichert? Was passiert, wenn das System eine Abweichung erkennt: Wird sie angezeigt, gemeldet, ausgewertet? Und lassen sich aus den Daten Aussagen über einzelne Beschäftigte ableiten, auch wenn das nicht der Zweck ist?
Wer diese Antworten vorbereitet mitbringt, verkürzt das Verfahren erheblich. Wer sie nachliefern muss, verlängert jede Runde um Wochen — und liefert dabei den Eindruck, das System sei nicht durchdacht.