Digitale Personalakte im Klinikverbund

Typisches Vorhaben, kein Kundenprojekt. Diese Seite beschreibt, was in einem solchen Vorhaben zu tun ist. Sie steht nicht für eine Arbeit, die wir für ein benanntes Unternehmen erbracht haben.

Ein Klinikverbund mit mehreren Häusern führt die Personalakte bisher an jedem Standort anders: teils in Papier, teils in Ordnerstrukturen auf Laufwerken, mit unterschiedlichen Bezeichnungen für dieselbe Dokumentart.

Was in einem solchen Vorhaben zu tun ist

Bestand aufnehmen. Welche Dokumentarten existieren tatsächlich, wo liegen sie, und welche sind Dubletten?

Aktenstruktur festlegen. Eine Ordnung, die sich über Häuser und Berufsgruppen hinweg durchhalten lässt — ärztlicher Dienst, Pflege, Funktionsdienst und Verwaltung in einem System.

Fristen und Löschung. Aufbewahrungsfristen je Dokumentart, dazu ein belastbares Verfahren für die Löschung nach Fristablauf.

Rechte und Rollen. Wer sieht was: Hausleitung, zentrale Personalabteilung, Führungskräfte, Beschäftigte selbst.

Mitbestimmung. Die Fragen des Betriebsrats zu Auswertbarkeit, Protokollierung und Zugriffen werden vor der Konfiguration beantwortet, nicht im Testing.

Migration. Überführung der Bestände mit nachweisbarer Vollständigkeit, inklusive Digitalisierung der Papierakten.